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建立矩陣式合同管理組織機(jī)構(gòu)

目前項(xiàng)目管理組織機(jī)構(gòu)最常見的形式是矩陣結(jié)構(gòu)。合同管理作為項(xiàng)目管理工作的一部分，也應(yīng)適應(yīng)矩陣管理的模式。在實(shí)踐中，我們實(shí)行分級(jí)管理與歸口管理相結(jié)合的原則，建立了合同管理委員會(huì)，明確各部門、項(xiàng)目部合同管理職責(zé)，實(shí)行承辦人制度、審查會(huì)簽制度、授權(quán)委托制度、合同專用章制度、合同備案制度、合同爭(zhēng)議報(bào)告制度及責(zé)任追究制度，做到機(jī)構(gòu)落實(shí)、制度落實(shí)和人員落實(shí)。

(一)合同管理委員會(huì)

公司設(shè)立合同管理委員會(huì)，履行以下管理職責(zé)：

1、負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)公司和各項(xiàng)目部重大合同的訂立、履行及管理工作。

2、指導(dǎo)公司合同管理制度建設(shè)。

3、決定合同管理獎(jiǎng)懲事宜。

4、協(xié)調(diào)解決合同管理中的其他重大問題。

(二)公司控制部

公司控制部是公司合同歸口管理部門，履行以下管理職責(zé)：

1、負(fù)責(zé)建立健全公司合同管理制度，指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各項(xiàng)目部合同管理制度的建設(shè)工作。

2、監(jiān)督檢查各項(xiàng)目部合同管理工作是否符合法律法規(guī)和公司管理制度。

3、參與重大合同的評(píng)審、招標(biāo)、投標(biāo)、商務(wù)談判和簽約活動(dòng)。

4、監(jiān)督檢查合同履行情況。

5、負(fù)責(zé)合同備案、臺(tái)帳、匯總統(tǒng)計(jì)，管理公司合同會(huì)簽單等單據(jù)。

6、組織合同業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)，指導(dǎo)解決合同爭(zhēng)議。

7、制訂和發(fā)布公司合同示范文本。

(三)合同承辦部門

項(xiàng)目部是項(xiàng)目合同承辦部門，履行以下管理職責(zé)：

l、負(fù)責(zé)調(diào)查、了解對(duì)方合同主體資格、資信和履約能力等情況。

2、辦理授權(quán)委托申請(qǐng)，起草合同文本組織合同談判。

3、負(fù)責(zé)合同文本審查會(huì)簽的流轉(zhuǎn)。

4、負(fù)責(zé)組織人員履行合同。

5、負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、解決合同履行中出現(xiàn)的爭(zhēng)議和違約追償。

6、負(fù)責(zé)建立和保管合同臺(tái)帳、檔案及統(tǒng)計(jì)分析，按規(guī)定進(jìn)行合同的備案和歸檔。

(四)項(xiàng)目控制部

項(xiàng)目控制部是項(xiàng)目合同歸口管理部門，履行以下管理職責(zé)：

l、參與本項(xiàng)目重大合同的評(píng)審、招標(biāo)、投標(biāo)、商務(wù)談判和簽約活動(dòng)。

2、監(jiān)督檢查本項(xiàng)目合同的履行，辦理向業(yè)主和分包商索賠簽證，處理收費(fèi)付費(fèi)事宜。

3、負(fù)責(zé)本項(xiàng)目合同備案、臺(tái)帳、匯總統(tǒng)計(jì)。

(五)財(cái)務(wù)部

財(cái)務(wù)部門履行以下管理職責(zé)：

l、參與審查、會(huì)簽合同;

2、審查合同中的財(cái)務(wù)收付事項(xiàng)是否符合國家財(cái)經(jīng)法規(guī)和公司財(cái)務(wù)管理制度;

3、審查合同對(duì)方提交的各類擔(dān)保，組織提供向業(yè)主提交的各類擔(dān)保。

4、按照合同約定辦理收付事項(xiàng);

(六)法律顧問

公司聘請(qǐng)專業(yè)律師和聘任具有審查合同合法性能力的職工作為合同法律顧問，履行以下管理職責(zé)：

1、審查會(huì)簽合同;

2、從國家法律、法規(guī)和政策角度(如為涉外合同，則依據(jù)合同主體所在國或國際法、國際慣例)，對(duì)合 同訂立、履行、變更、解除等事項(xiàng)實(shí)施審查，保證所訂立合同的合法性;

3、對(duì)合同訂立、履行中出現(xiàn)的失控點(diǎn)和違法情況，提出法律意見或建議。

4、協(xié)助項(xiàng)目部解決合同爭(zhēng)議。

(七)批準(zhǔn)人

批準(zhǔn)人履行以下管理職責(zé)：

1、審查在其之前的各會(huì)簽人是否已簽署意見：

2、決定是否批準(zhǔn)合同簽署。

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