四、錯(cuò)賬查找與更正方法

(一)錯(cuò)賬查找的方法

在記賬過(guò)程中，可能發(fā)生各種各樣的差錯(cuò)，產(chǎn)生錯(cuò)賬，如重記、漏記、數(shù)字顛倒、數(shù)字錯(cuò)位、數(shù)字記錯(cuò)、科目記錯(cuò)、借貸方向記反(反向)等，從而影響會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性，應(yīng)及時(shí)找出差錯(cuò)，并予以更正。錯(cuò)賬查找的方法主要有：

1.差數(shù)法

差數(shù)法是指按照錯(cuò)賬的差數(shù)查找錯(cuò)賬的方法。例如，在記賬過(guò)程中只登記了會(huì)計(jì)分錄的借方或貸方，漏記了另一方，從而形成試算平衡中借方合計(jì)與貸方合計(jì)不等。其表現(xiàn)形式是：借方金額遺漏，會(huì)使該金額在貸方超出;貸方金額遺漏，會(huì)使該金額在借方超出。對(duì)于這樣的差錯(cuò)，可由會(huì)計(jì)人員通過(guò)回憶和與相關(guān)金額的記賬核對(duì)來(lái)查找。

2.尾數(shù)法

對(duì)于發(fā)生的角、分的差錯(cuò)可以只查找小數(shù)部分，以提高查錯(cuò)的效率。

3.除2法

除2法是指以差數(shù)除以2來(lái)查找錯(cuò)賬的方法。當(dāng)某個(gè)借方金額錯(cuò)記入貸方(或相反)時(shí)，出現(xiàn)錯(cuò)賬的差數(shù)表現(xiàn)為錯(cuò)誤的2倍，將此差數(shù)用2去除，得出的商即是反向的金額。例如，應(yīng)記入“原材料——甲材料”科目借方的4000元誤記入貸方，則該明細(xì)科目的期末余額將小于其總分類科目期末余額8000元，被2除的商4000元即為借貸方向反向的金額。同理，如果借方總額大于貸方600元，即應(yīng)查找有無(wú)300元的貸方金額誤記入借方。如非此類錯(cuò)誤，則應(yīng)另尋差錯(cuò)的原因。

(二)錯(cuò)賬更正方法

對(duì)于賬簿記錄中所發(fā)生的錯(cuò)誤，應(yīng)采用正確的方法予以更正。

1.劃線更正法

在結(jié)賬前發(fā)現(xiàn)賬簿記錄有文字或數(shù)字錯(cuò)誤，而記賬憑證沒(méi)有錯(cuò)誤，可以采用劃線更正法。更正時(shí)，可在錯(cuò)誤的文字或數(shù)字上劃一條紅線，在紅線的上方填寫正確的文字或數(shù)字，并由記賬及相關(guān)人員在更正處蓋章，以明確責(zé)任。但應(yīng)注意：更正時(shí)不得只劃銷錯(cuò)誤數(shù)字，應(yīng)將全部數(shù)字劃銷，并保持原有數(shù)字清晰可辨，以便審查。如，將3684.00元誤記為6384.00元，應(yīng)先在6384.00上劃一條紅線以示注銷，然后在其上方空白處填寫正確的數(shù)字，而不能只將前兩位數(shù)字更正為“36”。

2.紅字更正法

紅字更正法適用于兩種情況：

(1)記賬后發(fā)現(xiàn)記賬憑證中的應(yīng)借、應(yīng)貸會(huì)計(jì)科目有錯(cuò)誤，從而引起記賬錯(cuò)誤。更正的方法是：用紅字填寫一張與原記賬憑證完全相同的記賬憑證，以示注銷原記賬憑證，然后用藍(lán)字填寫一張正確的記賬憑證，并據(jù)以記賬。

五、會(huì)計(jì)賬簿的更換與保管

(一)會(huì)計(jì)賬簿的更換

會(huì)計(jì)賬簿的更換通常在新會(huì)計(jì)年度建賬時(shí)進(jìn)行。總賬、日記賬和多數(shù)明細(xì)賬應(yīng)每年更換一次.備查賬簿可以連續(xù)使用。

(二)會(huì)計(jì)賬簿的保管

年度終了，各種賬戶在結(jié)轉(zhuǎn)下年，建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會(huì)計(jì)集中統(tǒng)一管理。會(huì)計(jì)賬簿由本單位賬務(wù)部門保管一年，期滿后，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門編造清冊(cè)移交本單位的檔案部門保管。

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