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第三章會計(jì)電算化基本要求

第一節(jié)會計(jì)電算化法規(guī)制度

會計(jì)電算化相關(guān)法規(guī)制度有，《會計(jì)法》、《會計(jì)電算化管理辦法》、《會計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》、《會計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》和《會計(jì)檔案管理辦法》。

第二節(jié)會計(jì)核算軟件的要求

一、會計(jì)核算軟件的基本要求

(一)會計(jì)核算軟件設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合我國法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定

(二)會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)按照國家統(tǒng)一會計(jì)制度的規(guī)定劃分會計(jì)期間

(三)會計(jì)核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出必須采用中文，可以同時(shí)提供少數(shù)民族文字或者外國文字對照

(四)會計(jì)核算軟件必須提供人員崗位及操作權(quán)限設(shè)置的功能

(五)會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)符合GB/T19581-2004《信息技術(shù)會計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口》國家標(biāo)準(zhǔn)的要求

(六)會計(jì)核算軟件在設(shè)計(jì)性能允許使用范圍內(nèi)，不得出現(xiàn)由于自身原因造成死機(jī)或者非正常退出等情況

(七)會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)具有在機(jī)內(nèi)會計(jì)數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能

(八)單位修改、升級正在使用的會計(jì)核算軟件，改變會計(jì)核算軟件運(yùn)行環(huán)境，應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的審批手續(xù)

(九)會計(jì)核算軟件開發(fā)銷售單位必須為使用單位提供會計(jì)核算軟件操作人員培訓(xùn)、會計(jì)核算軟件維護(hù)、版本更新等方面的服務(wù)

二、會計(jì)數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求

(一)對初始數(shù)據(jù)輸入的基本要求

1.輸入會計(jì)核算所必需的期初數(shù)據(jù)及有關(guān)資料

2.輸入需要在本期進(jìn)行對賬的未達(dá)賬項(xiàng)

3.選擇會計(jì)核算方法

4.定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證

5.用戶設(shè)置

(二)對記賬憑證輸入的基本要求

會計(jì)核算軟件必須具備輸入記賬憑證的功能

(三)對記賬憑證的控制功能

1.正在輸入的記賬憑證編號與已輸入的記賬憑證編號重復(fù)的，予以提示并拒絕保存

2.以編號方式輸入會計(jì)科目的，自動(dòng)顯示該代碼所對應(yīng)的會計(jì)科目名稱

3.借貸雙方金額不平衡，或沒有輸入金額的，予以提示并拒絕保存

4.有借方會計(jì)科目而無貸方會計(jì)科目或者有貸方會計(jì)科目而無借方會計(jì)科目的，予以提示并拒絕保存

5.正在輸入的收款憑證借方科目或付款憑證貸方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”的，予以提示并拒絕保存

6.會計(jì)核算軟件應(yīng)提供對已經(jīng)輸入尚未記賬的記賬憑證進(jìn)行修改和審核的功能

7.對同一張記賬憑證，應(yīng)當(dāng)具有權(quán)限控制功能

(四)對原始憑證輸入的基本要求

1.在輸入記賬憑證的同時(shí)，輸入相應(yīng)原始憑證

2.在記賬憑證未輸入前，直接輸入原始憑證，由會計(jì)軟件自動(dòng)生成記賬憑證

三、會計(jì)數(shù)據(jù)輸出功能的基本要求

(一)屏幕查詢的基本要求

1.各級會計(jì)科目的名稱、編號、年初余額、期初余額、累計(jì)發(fā)生額、本期發(fā)生額和當(dāng)前余額等項(xiàng)目

2.本期輸入的記賬憑證、原始憑證

3.本期和以前各期的總賬和明細(xì)賬

4.往來項(xiàng)目的結(jié)算情況

5.本期和以前各期的會計(jì)報(bào)表

(二)打印輸出的基本要求

1.應(yīng)當(dāng)提供打印輸出原始憑證、記賬憑證、日記賬、明細(xì)賬、總賬、會計(jì)報(bào)表的功能

2.在總賬和明細(xì)賬的直接記賬依據(jù)完全相同的情況下，總賬可以用總分類賬戶本期發(fā)生額、余額對照表替代

3.在保證會計(jì)賬簿清晰的條件下，打印輸出的會計(jì)賬簿中的表格線條可以適當(dāng)減少

4.對于業(yè)務(wù)量較少的賬戶，提供會計(jì)賬簿的滿頁打印輸出功能

四、會計(jì)數(shù)據(jù)處理功能的基本要求

(一)會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)具有記賬功能

(二)會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供自動(dòng)進(jìn)行銀行對賬的功能

(三)會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供按照規(guī)定的會計(jì)期間結(jié)賬的功能

(四)會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)具有自動(dòng)編制符合國家統(tǒng)一會計(jì)制度規(guī)定的會計(jì)報(bào)表的功能

(五)會計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)采取加密存儲、用戶身份驗(yàn)證等多種手段確保會計(jì)數(shù)據(jù)安全保密，防止對數(shù)據(jù)的未授權(quán)訪問、復(fù)制、篡改、刪除

第三節(jié)會計(jì)電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置的基本要求

一、電算化會計(jì)崗位的劃分及職責(zé)

(一)電算主管，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計(jì)算機(jī)及會計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行工作

(二)軟件操作，負(fù)責(zé)會計(jì)核算軟件具體使用操作

(三)審核記賬，負(fù)責(zé)憑證的審核記賬

(四)電算維護(hù)，負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)硬件、軟件的正常運(yùn)行，管理機(jī)內(nèi)會計(jì)數(shù)據(jù)

(五)電算審查，對電算化系統(tǒng)運(yùn)行進(jìn)行監(jiān)督，防范利用電算化系統(tǒng)的舞弊

(六)數(shù)據(jù)分析，負(fù)責(zé)對計(jì)算機(jī)內(nèi)的會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析

(七)會計(jì)檔案保管，負(fù)責(zé)會計(jì)電算化數(shù)據(jù)和程序備份，打印的賬表、憑證和各種會計(jì)檔案資料的保管

二、中小企業(yè)實(shí)行會計(jì)電算化的崗位設(shè)置

第四節(jié)計(jì)算機(jī)替代手工記賬的基本要求

一、替代手工記賬的任務(wù)和條件

(一)替代手工記賬是會計(jì)電算化的目標(biāo)之一

(二)替代手工記賬的條件

1.配有適用的會計(jì)軟件和相應(yīng)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備

2.配備了相應(yīng)的會計(jì)電算化工作人員

3.建立了嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度

二、替代手工記賬的過程

(一)整理手工會計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)

1.重新核對各類憑證和賬簿，做到賬證、賬賬、賬實(shí)相符

2.整理各賬戶余額

3.清理往來賬戶和銀行賬戶

(二)建立會計(jì)賬戶體系并確定編碼

1.符合財(cái)政部和有關(guān)管理部門的規(guī)定

2.滿足本單位會計(jì)核算與管理的要求

3.滿足會計(jì)報(bào)表的要求，凡是報(bào)表所用數(shù)據(jù)需要從賬務(wù)處理系統(tǒng)中取數(shù)的，必須設(shè)立相應(yīng)科目

4.保持體系完整，不能只有下級科目而沒有上級科目

5.保持相對穩(wěn)定

6.要考慮與核算模塊的銜接，凡是與其他核算模塊有關(guān)的科目，在整理時(shí)應(yīng)將各核算大類在賬務(wù)處理模塊中設(shè)為一級科目

三、規(guī)范各類賬證表格式和會計(jì)核算方法與過程

四、會計(jì)核算軟件初始化

五、計(jì)算機(jī)與手工并行

(1)檢驗(yàn)各種核算方法

(2)檢查會計(jì)科目體系的有效性

(3)考查操作準(zhǔn)確性

(4)糾正會計(jì)核算軟件程序錯(cuò)誤或業(yè)務(wù)處理錯(cuò)誤

第五節(jié)會計(jì)電算化檔案管理的基本要求

一、保存打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案

(一)現(xiàn)金日記賬和銀行日記賬要求每天打印輸出，做到日清月結(jié)

(二)明細(xì)賬要求每年打印一次或在需要時(shí)進(jìn)行打印

(三)會計(jì)電算化后，在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)賬數(shù)據(jù)都存儲在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，總賬一般用“總分類科目余額、發(fā)生額對照表”替代，“總分類科目余額、發(fā)生額對照表”一般要求每月打印一次

(四)會計(jì)報(bào)表每月打印一次進(jìn)行保管

二、系統(tǒng)開發(fā)資料和會計(jì)軟件系統(tǒng)也應(yīng)視同會計(jì)檔案保管

三、制定與實(shí)施會計(jì)電算化檔案管理制度

(一)存檔的手續(xù)

(二)各種安全和保密措施

(三)檔案管理員的崗位責(zé)任制度

(四)檔案分類管理辦法

(五)檔案使用的各種審批手續(xù)

(六)各類文檔的保管期限及銷毀手續(xù)

四、會計(jì)電算化檔案安全和保密措施

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